Kommunikation am Arbeitsplatz: Ein ADHS-Spickzettel

Sagen Sie es weiter: Effektive Kommunikationsfähigkeiten sind in jeder Karriere von entscheidender Bedeutung. Unabhängig von der Branche oder der beruflichen Funktion hilft Ihnen das Wissen, wie Sie Ihre Botschaft vermitteln, dabei, das gewünschte Ergebnis zu erzielen.

Vom Schreiben von E-Mails bis hin zur Durchführung von Meetings – konzentrieren Sie sich auf die Effektivität Kommunikation am Arbeitsplatz mit diesen Tipps.

Wie man bei der Arbeit effektiv kommuniziert

1. Was ist Ihre Botschaft?

• Bevor Sie diskutieren oder sich treffen, denken Sie nach. Wer ist Ihr Publikum? Was soll Ihr Publikum mitnehmen? Möchten Sie Ihr Publikum über den Status eines Projekts informieren? Müssen Sie sie über eine Änderung oder ein Problem informieren?
• Identifizieren Sie einen Call-to-Action. Sie möchten, dass Ihr Publikum mit den von Ihnen bereitgestellten Informationen etwas tut. Warum kommunizieren Sie sonst? Beispiele für Call-to-Action-Wörter und -Phrasen sind: Rezension; liefern den Input; genehmigen; triff eine Entscheidung; planen; und erschaffen.
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• Was muss Ihr Publikum wissen, um Ihrem Aufruf zum Handeln Folge zu leisten? Wenn Sie verbalen Durchfall haben, planen, verfeinern und proben Sie Ihre Botschaft. Vermeiden Sie es, Informationen zu wiederholen, die Ihr Publikum bereits kennt.
• Wie kommunizieren Sie Ihre Botschaft am besten? Ein Treffen? Eine E-Mail? Ein kurzer Anruf?

2. Überbringen Sie die Nachricht

Tipps zum Schreiben von E-Mails

Klarheit und Kürze sind der Schlüssel zu effektiven E-Mails. In dieser Zeit der Informationsüberflutung werden die Leute nicht nach Ihrer Botschaft suchen.

• Schreiben Sie eine klare Betreffzeile, die Folgendes enthält:
  • das Thema
  • [CALL to ACTION], falls vorhanden
  • Frist, falls vorhanden
  • Hier ist eine Beispiel-Betreffzeile: [ENTSCHEIDUNG ERFORDERLICH] Projekt-ABC-Lieferantenentscheidung bis November. 16, 14 Uhr ET
• Formulieren Sie die Informationen im E-Mail-Text prägnant.
  • Beginnen Sie mit dem Aufruf zum Handeln. Schreiben, "Ich sende Ihnen das, weil wir bis zum [Zeitpunkt] eine Entscheidung über [x] treffen müssen.“
  • Geben Sie nur relevante Informationen an. Als Faustregel gelten nicht mehr als fünf Sätze. Die Länge hängt natürlich vom Thema ab.
• Machen Sie Ihre E-Mails scanbar.
  • Gehen Sie davon aus, dass die Leser Ihre Nachricht überfliegen. Aufzählungspunkte helfen dem Leser bei der Orientierung und fördern die Kürze Ihrerseits.
  • Verwenden Sie Zwischenüberschriften, um Informationen zu gruppieren.
  • Heben Sie wichtigen Text hervor, fetten Sie ihn aus und/oder unterstreichen Sie ihn.
  • Verwenden Sie Abstände, um Textblöcke aufzuteilen.
  • Geben Sie gegebenenfalls Optionen und nächste Schritte in nummerierter Form an.

3. Führen Sie effektive Meetings durch

• Schaffen und wählen Sie die besten Bedingungen zur Förderung der Konzentration.
  • Beseitigen Sie alles Mögliche Ablenkungen. Vermeiden Sie Treffen in einem belebten Café oder sogar in einer belebten Ecke des Büros, wenn Sie beispielsweise durch Geräusche abgelenkt werden.
  • Planen Sie ein Treffen, wenn Sie ruhig und wachsam sind. Treffen Sie sich nicht während der stressigsten Zeit Ihres Tages oder wenn Sie müde sind und den Fokus verlieren.
• Bereiten Sie eine zeitlich festgelegte Tagesordnung vor um das Meeting auf Kurs zu halten und voranzutreiben.
  • Fügen Sie relevante und hilfreiche Hintergrundinformationen in Ihre Agenda ein. Bringen Sie ggf. Belege mit. Kopieren Sie die Teilnehmerinformationen, wenn es sich um eine große Besprechung handelt.
• Machen Sie sich Notizen.
  • Zeichnen Sie die Sitzung auf, damit Sie sie leichter nachschlagen können. Sie können aus der Audiodatei ein Transkript erstellen, obwohl viele Tools heutzutage die Generierung eines Transkripts in Echtzeit während der Aufnahme ermöglichen.

[Lesen Sie: So kommen Sie in Arbeitsgruppen zurecht]

• Leiten Sie das Meeting mit dem Aufruf zum Handeln und dem „Warum“.
  • Halten Sie eine Liste potenzieller Lösungen bereit, um den Aufruf zum Handeln umzusetzen.
• Planen Sie Fragen und Einwände ein.
  • Erwarten Sie Bedenken. Denken Sie proaktiv über Vorsätze nach. Erwägen Sie, mehr Daten abzurufen und ein aktualisiertes Projekt bereitzustellen Fristen, Ansprechen von Maßnahmen zur Vermeidung von Problemen usw.
  • Sei neugierig über die Perspektiven und Motivationen anderer. Hören Sie auf ihre Worte; Nutzen Sie ihre Redezeit nicht, um über eine Antwort nachzudenken. Bitten Sie den Redner, bei Bedarf konkrete Beispiele zu nennen.
  • Nehmen Sie sich Zeit, um auf schwierige Fragen zu antworten. Wenn es Ihnen schwerfällt, im Moment Ihre Gedanken zum Ausdruck zu bringen, sagen Sie: "Das ist ein guter Punkt. Könnte ich etwas Zeit haben, darüber nachzudenken und mich bei Ihnen zu melden?“ Eine Pause ist in Ordnung; Das ist viel besser, als mit einer Antwort herauszuplatzen, und es zeigt der anderen Person, dass es Ihnen wichtig genug ist, eine ausführliche Antwort zu entwickeln.
  • Paraphrase um der anderen Person zu zeigen, dass Sie verstehen, was sie sagt. Sagen, „Was ich aus dem, was Sie gesagt haben, verstehe, ist [x]. Ist das korrekt?"
• Planen Sie, wie Sie mit negativen Emotionen umgehen.
  • Verwenden Sie Skripte, um die Aktion anzuhalten. Sagen, "Ich brauche einen Moment. Können wir eine 5-minütige Pause machen, damit wir uns sammeln können?“
  • Machen Sie einfache Atemübungen. Schon ein paar tiefe Atemzüge reichen aus, um zur Ruhe zu kommen.
  • Führen Sie eine Liste mit positive Affirmationen um es dir im Moment zu sagen. Sagen, „Ich konzentriere mich eher auf Lösungen als auf Probleme.“ Und „Ich habe meine Gefühle unter Kontrolle. Ich entscheide mich dafür, mit Anmut zu antworten.“
• Zeichnen Sie Entscheidungen und Ergebnisse auf. Wiederholen Sie die nächsten Schritte, Verantwortlichkeiten, Fristen und andere wichtige Informationen, die Sie aus Ihrem Meeting erhalten haben.

Kommunikation am Arbeitsplatz mit ADHS: Nächste Schritte

• Kostenfreier Download: 10 Regeln für ADHS-sichere Produktivität am Arbeitsplatz
• Lesen: Wo Konzentration, Müdigkeit und Zappeln aufeinandertreffen
• Blog: „Habe ich zu viel geteilt, indem ich meinen neuen Kollegen gesagt habe, dass ich gewohnheitsmäßig zu viel teile?“

Der Inhalt dieses Artikels wurde teilweise aus dem ADDitude ADHS Experts-Webinar mit dem Titel „GTD @ Work mit ADHS: So setzen Sie Erwartungen, halten Fristen ein und steigern die Produktivität„[Video Replay & Podcast #431] mit Linda Walker, PCC, ausgestrahlt am 15. November 2022.

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