Rechnungen, Rechnungen, Rechnungen: So schlagen Sie Ihre Papierkram zurück

Wie viele meiner Kunden mit Aufmerksamkeitsdefizit-Hyperaktivitätsstörung (ADHS) kann Sheila sich anscheinend nicht organisieren und mit ihr Schritt halten Papierkram zu Hause und bei der Arbeit.

OK, das ist milde ausgedrückt. Ihre Wohnung ist ein riesiger Posteingang mit Briefen, Artikeln, Rechnungen und Quittungen.

"Hier ist das Ding", sagt Sheila. "Wenn ich einen interessanten Zeitschriftenartikel ausschneide - und alle sind für mich interessant - oder eine verlockende Kreditkartenwerbung erhalte, ist es hier, um zu bleiben. Ich kann nicht sofort darauf reagieren, also lege ich es beiseite, damit ich es habe, wenn ich weiß, was ich damit anfangen soll. "

Jeden Monat erhält der durchschnittliche US-Haushalt 80 Junk-Mails, drei Zeitschriften, sechs Kataloge und 10 Kreditkartenanfragen. Und das ist nur Schneckenpost. Wenn Sie Quittungen, Artikel aus Zeitschriften und Geldautomatenbelege hinzufügen, ist es kein Wunder, dass Papierstapel in unseren Häusern genauso häufig sind wie Möbel (und manchmal auch Geldautomaten) sind die Möbel).

Barbara Hemphill, eine Erwachsene mit ADHS und die Autorin von Den Papiertiger zähmenfasst das Problem so zusammen: „Die Stapel repräsentieren ungeschlagene Entscheidungen. Es ist schwierig, sich lange genug zu konzentrieren, um über jedes Blatt Papier eine Entscheidung zu treffen. Und wenn ein Dokument abgelegt werden muss, kann sich jemand mit ADHS 17 verschiedene Möglichkeiten vorstellen, es abzulegen. Hinzu kommt, dass das Verwalten von Papier langweilig ist. Unsere Gedanken schweifen von der Aufgabe ab. “

[Angriff der Papierstapel!]

Vielleicht haben die Kinder unserer Kinder ihr Lesematerial in einem bauchnabelgroßen Nanocomputer gespeichert. Im Moment stecken wir mit Papier fest.

Dokumente repräsentieren Aktionen

Was ist die Lösung für Ihr Papierproblem? Hör auf, jedes Stück Papier in deinem Haus als etwas Lebloses zu behandeln. Sehen Sie stattdessen jede als eine Maßnahme, die ergriffen werden muss.

Nehmen wir an, Sie graben unter Papierstapeln hervor. Sortieren Sie alles in drei Kategorien. "Toss" -Papiere werden weggeworfen. Aktenpapiere werden abgelegt. Papiere, die differenziertere Aktionen erfordern, werden in Ihren Aktionsstapel verschoben. Ich spreche über alles, was einen Anruf oder eine E-Mail erfordert, die an jemanden weitergegeben werden muss Andernfalls ist ein Faxen erforderlich, eine Unterschrift, die sich auf ein laufendes Projekt bezieht, und so weiter.

Sortieren Sie schnell und machen Sie sich keine Sorgen über Ihre Entscheidungen. Bitten Sie einen Freund oder ein Familienmitglied, Ihr "Körperdouble" zu sein, mit Ihnen zusammenzuarbeiten und Ihre Handlungen widerzuspiegeln. Oder wie Sheila können Sie einen professionellen Organisator engagieren.

Kürzlich habe ich vier Stunden damit verbracht, Sheila beim Sortieren ihrer Papiere zu helfen. Sie hatte keine Probleme herauszufinden, welche Papiere Wurf, Akte oder Aktion waren. Die einzige Herausforderung bestand darin, herauszufinden, was mit den Papieren geschehen sollte, die auf dem Aktionsstapel landeten. Nun, wie ich Sheila sagte, habe ich auch ein System dafür. Es heißt Paper-Action-Next Encounter oder PANEC.

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Bekämpfung Ihres "Action" -Stapels

Die Idee von PANEC ist es, jedes Blatt Papier im Aktionsstapel zu nehmen und die nächste erforderliche Aktion darauf zu schreiben. Nicht die letzte Handlung, wohlgemerkt, oder alle zu treffenden Handlungen. Nur die nächste Aktion, beschrieben mit aufmerksamkeitsstarken Wörtern und Redewendungen. Verschieben Sie jedes mit Anmerkungen versehene Aktionsdokument an eine Stelle, von der Sie glauben, dass Sie dazu aufgefordert werden, die Aktion tatsächlich abzuschließen.

Wie die meisten meiner Kunden hat Sheila sofort PANEC bekommen. Auf einer Seite aus einem Katalog schrieb sie "Order by June 1". Auf einem Kreditkartenangebot schrieb sie "Bewirb dich oder stirb." Sie legte beide Papiere auf ihren Schreibtisch, denn hier kümmert sie sich um die Finanzen Aktivitäten. Lebensmittelgutscheine? Sie klebte sie an den Kühlschrank. Sie schrieb "Give to Bobby." In einen Artikel über Hybridautos und steckte ihn dann in den Sneaker ihres Sohnes (der einzige Ort, an dem er ihn sicher sehen wird). Und sie hat einen Antrag, den sie ausfüllen muss, auf ihren Badezimmerspiegel geklebt, damit sie ihn jeden Morgen sieht, bis er fertig ist.

Sheila nimmt ungefähr 20 Aktionspapiere auf einmal und verteilt sie im ganzen Haus an ihre Next Encounter-Standorte. Sie sagt, dass dies den Prozess weniger eintönig macht und ihr hilft, aufgestaute Energie abzuleiten. Möglicherweise bevorzugen Sie es, die Dinge ein bisschen anders zu machen. Das ist in Ordnung, solange Sie sich an die Grundidee halten.

PANEC arbeitet für Menschen mit ADHS, weil es die Unsicherheit darüber verringert, was mit jedem Papier zu tun ist. Alles ist entweder werfen, Datei oder Aktion. Stellen Sie nur sicher, dass Sie nicht endlos mit dem Fahrrad fahren. Wenn Sie ein Dokument mehr als zweimal verschieben, ist Ihre Handlungsaufforderung möglicherweise nicht spezifisch genug - oder Sie benötigen weitere Informationen, um zu entscheiden, welche Maßnahme Sie ergreifen möchten.

Je nachdem, wie viele Papiere Sie haben, kann das Ausgraben einen Morgen oder mehrere Tage dauern. Sobald Ihr Papierhandhabungssystem eingerichtet ist, können Sie den Papierstau auf ein Minimum beschränken. Was für eine süße Erleichterung!

[Ein sauberes Büro in 120 Minuten (oder weniger!)]

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Organisieren Sie sich: "Emotionale" Archivierung

Ein Stück Papier in einen Ordner stecken, einen Namen auf die Registerkarte schreiben und es außer Sichtweite bringen? Einreichung ist so langweilig, dass Sie wahrscheinlich fast alles tun werden, um dies zu vermeiden. Wenn Sie etwas ablegen, können Sie es möglicherweise später nicht mehr abrufen. Haben Sie den Titel Ihres Autos unter Auto abgelegt? Auto? Ford Stier? Was ein Alptraum!

Es ist besser, Ihr Dateisystem darüber informieren zu lassen, wie Sie sich an Dinge erinnern. "Ich vergesse nie, dass die Impfberichte meiner Kinder unter" SHOTS "abgelegt sind", sagt meine Klientin Marcia. "Früher habe ich sie unter" GESUNDHEIT "oder unter den Namen jedes Kindes gestellt, aber" SCHÜSSE "sagt alles."

Sie können es auch mit versuchen Paper Tiger-Software. Sie können mehrere Schlüsselwörter für jede Datei erstellen, sodass Sie sich kein bestimmtes Wort merken müssen.

Egal, welches Dateisystem Sie verwenden, seien Sie kein "Infomaniac". Setzen Sie Grenzen für Ihre Einsparungen.

Aktualisierung am 8. März 2019