Lieber Organisationscoach: Wie kann ich all diese Pfähle im Griff behalten?

Q: "Was ist der beste Weg, um Papiere und Rechnungen zu organisieren?" - Boston Mom

Q: „Wir brauchen Strategien, um Papier aller Art zu organisieren und zu verarbeiten. Rechnungen, Spendenaufrufe, Versicherungsunterlagen, Finanzunterlagen… “ - Margo

Q: „Jede Woche sammelt sich ein Stapel Papier und andere Gegenstände auf meinem Küchentisch an. Ich bin eine vielbeschäftigte Mutter von vier Jahren mit zwei Hunden, bin in der Graduiertenschule und unterrichte an einem Tag in der Woche in einem außerschulischen Programm. Ich habe zwei Kinder (9 & 13) mit ADHS und wurde vor kurzem selbst diagnostiziert. Ich sortiere Post in den Papierkorb, bezahle Rechnungen sofort und bearbeite und verschenke Dinge. Ich führe ein Aufzählungsprotokoll, mit dem ich und die ganze Familie auf dem Laufenden bleiben können. Also über diesen Stapel... Wenn ich ihn bis zum Wochenende nicht wegpacken lasse, wird er auf den Boden des Wohnzimmers verschoben und von dort, wenn er nicht wegpackt wird, wird er normalerweise in einer Tasche aufgewickelt, die irgendwo weggeschoben wird, wenn die Gesellschaft kommt. Wir sind sechs Menschen, die auf 1.600 Quadratmetern leben. ft. Haus, das organisiert ist, aber voll. Ich habe Sortierer, Folios, Kisten und Körbe ausprobiert - nichts davon hat dazu beigetragen, den Stapel zu zähmen. Es ist schrecklich, etwas finden zu müssen und nicht zu wissen, wo es ist. Es muss einen besseren Weg geben. “

-Bklynebeth

Q: „Ich brauche gute Systeme, um (1) Papierkram (2) Aufgabenlisten und (3) einen Tages- und Wochenplan für mich und meine Kinder zu erstellen.“ -SDTwinMom

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Hallo Boston Mom, Margo, Bklynebeth und SDTwinMom:

Ah, das gefürchteter Papierkram. Es hört einfach nicht auf, sich anzuhäufen, oder? Es fühlt sich an, als bräuchte man eine Schwimmweste, um nicht zu ertrinken. Abwarten! Ich bin hier, um dich zu retten.

Der Schlüssel, um den Überblick zu behalten, ist die Schaffung einfacher und effizienter Systeme für Gehirne mit Aufmerksamkeitsdefizitstörung (ADHS oder ADS). Woher weißt du, was funktioniert? Stellen Sie sich zunächst die folgenden Fragen:

• Bin ich ein Filer oder ein Piler?
• Revealer oder Concealer?
• Muss ich Dinge sehen, an die ich mich erinnern kann, dass sie existieren?
• Mag ich farbcodierte Dinge?
• Wo habe ich genügend Platz, um Dateien und Papiere aufzubewahren?
• Benötigen andere Zugang zu diesen Papieren?

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Durch das Stellen dieser Fragen bilden sich natürlich Systeme. Und die beste Methode ist eine, die Sie bequem einrichten, warten und zugreifen können. Hier sind ein paar Strategien, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern:

1. Denken Sie an Vergangenheit / Gegenwart / Zukunft, wenn Sie Dokumente organisieren und archivieren.

• PAST steht für Papiere, die Sie aufbewahren müssen, auf die Sie jedoch nicht regelmäßig zugreifen müssen. Denken Sie an Steuern, Versicherungen, alte Krankenversicherungsdokumente. Diese können in Aktenschränken, Kartons oder auch Ordnern aufbewahrt und eingelagert werden.
• PRÄSENTIEREN ist, was Sie JETZT benötigen und verwenden. Aktuelle Rechnungen, medizinische Informationen und Reisepläne fallen in diese Kategorie. Diese Gegenstände müssen sich in Ihrem „Prime Real Estate“ befinden. Desktop-Dateien auf Ihrem Home-Office-Schreibtisch, Körbe auf Ihrer Küchentheke oder sogar ein Rollwagen, den Sie von Raum zu Raum bewegen können.
• ZUKUNFT besteht aus Papieren, auf die Sie möglicherweise zugreifen werden, aber noch nicht (zukünftige Reisepläne, Pläne für Renovierungsarbeiten usw.). Bewahren Sie diese an einem leicht zugänglichen Ort auf. Ich mag es, Ordner mit durchsichtigen Plastikhüllen zu schaffen, um meine zukünftigen Materialien aufzunehmen.

2. Benutze deinen Luftraum.
Es ist buchstäblich meine bevorzugte Art, Zeitungen zu organisieren. Hängen Sie Zeitschriftenhalter oder Aktenordner an die Wand, um Post und andere Dokumente effizient zu organisieren. Die Verwendung Ihres Luftraums hilft dabei, wichtige Dokumente sichtbar und aktuell zu halten. Beschriften Sie die hängenden Dateien, um die Organisation schnell und einfach zu gestalten. Oder verwenden Sie Ihren Wandbereich, um eine Mitteilungszentrale zu erstellen. Verwenden Sie Magnettafeln, Kork- und Trockenlöschtafeln, um Papiere aufzubewahren, auf die Sie schnell zugreifen müssen, um Aufgabenlisten im Blick zu behalten und um Familienpläne leicht zugänglich zu machen.

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3. Wenn Sie Zweifel haben, werfen Sie es raus.
Ich bin ein bisschen kaltherzig, wenn es darum geht. Aber bevor Papier in mein Haus gelangt, wird es über den Papierkorb oder den Aktenvernichter sortiert. Das meiste Papier ist nicht persönlich, behandeln Sie es also nicht als solches. Machen Sie harte Schnitte und entfernen Sie alles, was Sie nicht brauchen, bevor es Platz in Ihrem Zuhause einnimmt.

4. Gehen Sie papierlos, so viel Sie können.
Bezahlen Sie Ihre Rechnungen online, scannen Sie Quittungen und melden Sie sich für ein mobiles Anwendungsprogramm an, in dem alle Ihre medizinischen Unterlagen gespeichert werden. Erstellen Sie Ordner auf Ihrem Computer wie in Ihrem Archiv. Wie auch immer Sie denken können, um das Papier zu reduzieren, das hereinkommt, wird den Stress beseitigen und überwältigen.

5. Eins rein, eins raus.
Diese Regel gilt für ALLES, was wir besitzen (ja, sogar für Papier), insbesondere wenn wir auf engstem Raum leben. Blylynebeth, Sie haben einen detaillierten Haufen Zeug erwähnt, der von Ihrer Küche über das Wohnzimmer bis zu einer Papiertüte reicht. Eine weise Frau sagte einmal, dass Unordnung die Entscheidungsfindung verzögert. Ich gehe gerne noch einen Schritt weiter und frage, ob Sie Platz für alles haben, was Sie behalten möchten? Und wenn ja, hat alles ein bestimmtes Zuhause, sodass Sie wissen, wohin alles führt? Sobald wir Häuser für all unsere Sachen bestimmen, folgt natürlich die Aufrechterhaltung unserer Organisationssysteme.

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* BOSTONMOM, Sie haben auch nach Ideen für die Erstellung von Hausaufgaben-Systemen für Ihre 5. Klasse gefragt. Schauen Sie sich die Kolumne an, die ich zu diesem Thema geschrieben habe Hier. Und wenn Sie noch mehr Informationen wünschen, besuchen Sie meine Website unter orderoochaos.com.

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Organisationsguru Leslie Josel von Order Out of Chaos beantwortet Fragen von ADDitude Leser über alles, von Papierkram über Katastrophenschlafzimmer und das Beherrschen von Aufgabenlisten bis hin zum pünktlichen Eintreffen.

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Aktualisierung am 20. September 2018