Wie man ein überladenes Büro zähmt

Es ist wichtig, dass Sie alle erkennen, dass das Organisieren ein Prozess ist und dass es wirklich nie „erledigt“ wird. Sie können ein System erstellen, das jetzt für Sie funktioniert, aber ich kann Ihnen garantieren, dass das System regelmäßig optimiert werden muss, damit es weiter funktioniert.

Darüber hinaus ist es wichtig, dass Sie miteinander sprechen und sich darauf einigen, wie das Büro aussehen soll - Ihre Definition von organisiert unterscheidet sich zweifellos von seiner. Erstellen Sie auch „Stellenbeschreibungen“ - verpflichten Sie sich gegenseitig, wie Sie darauf hinarbeiten, dass das Büro organisiert wird und bleibt. "Ich reiche für Sie ein, wenn Sie alles, was abgelegt werden muss, an einem Ort aufbewahren." "Ich halte diesen Bereich frei, wenn Sie diesen Bereich freihalten."

Während Sie seine Arbeit möglicherweise nicht gut genug verstehen, um seine technischen Teile und Bestandteile zu organisieren, können Sie ein Ablagesystem für seine Bücher und Papiere erstellen. Je nach Anzahl der Bücher kann eine Option darin bestehen, die Bücher und die Bücherregale farblich zu kennzeichnen.

Kategorisieren Sie die Bücher nach Themen und weisen Sie der Kategorie eine Farbe zu. Kaufen Sie kleine farbige Punkte in einem Bürobedarfsgeschäft, setzen Sie den Punkt auf den Buchrücken und legen Sie ihn auf das entsprechende Regal des Bücherregals. Es ist dann einfach eine Frage der richtigen Farben, um die Bücher in das richtige Regal zu bringen. Alle XXX-Bücher haben beispielsweise einen blauen Punkt und befinden sich im blauen Regal des Bücherregals.

Mit diesem System ist es nicht nur einfach, die Bücher, die er gerade besitzt, zu verstauen, sondern es sagt ihm auch, wo er die neuen Bücher, die er kauft, aufbewahren soll. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Legende erstellen und veröffentlichen, damit Sie wissen, welche Farbe welcher Kategorie entspricht und Sie sich nicht erinnern müssen.

Beginnen Sie für seine Büropapiere mit zwei einfachen Kategorien: Aktion und Referenz. Erstellen Sie einen Bereich für die abzulegende Referenz: ein Fach, einen Behälter, eine Schachtel, den Deckel einer Schachtel, einen Korb usw. So kann er die Papiere, die in diesem Container abgelegt werden müssen, ablegen und Sie können sie für ihn archivieren. Sie werden wahrscheinlich am Anfang zusammenarbeiten müssen, um die Referenzdateien zu erstellen, insbesondere wenn Sie seine Arbeit nicht verstehen. Stellen Sie sicher, dass Sie mit breiten Kategorien als Dateinamen beginnen, aber vermeiden Sie Verschiedenes, Verweise usw.

Denken Sie auch daran, die Kategorien basierend darauf zu erstellen, wie die Informationen verwendet werden und nicht darauf, woher sie stammen. Dateinamen wie "E-Mails", "Websites" und "Artikel" sind nutzlos. Sie sagen Ihnen nicht, was in der Datei enthalten ist, sondern nur, woher die Informationen stammen. Seine Aktionsdateien sollten in seiner Nähe aufbewahrt werden, damit sie während der Arbeit leicht zugänglich sind.

Wenn er keine Schubladen in seinem Schreibtisch hat, in die er die Akten legen kann, kaufen Sie entweder einen kleinen Schrank Er kann sich in der Nähe seines Schreibtisches aufhalten oder ihm einen Desktopsortierer besorgen, damit er seine aktuellen Dateien auf seinem Schreibtisch aufbewahren kann. Wenn sich seine Projekte nicht für Akten eignen, können Sie sich einen Literatursortierer ansehen, bei dem es sich um eine Reihe von "Cubbies" handelt, in denen er seine Projekte bequem und ordentlich aufbewahren kann. Sie sind in verschiedenen Größen erhältlich und können leicht in Bürobedarfsgeschäften und Katalogen gefunden werden.

Aktualisiert am 18. Juni 2009